Manual de uso — La Nana Canina

Bienvenida. Este sistema reemplaza el Excel que usaba antes para llevar la cuenta del negocio. Va a encontrar aquí las instrucciones paso a paso. Está pensado para ser fácil; si nunca ha usado algo parecido, no se preocupe.

Si en algún momento se atasca o algo no le funciona, escriba a soporte@lananacanina.com o llame al (número de soporte).

1. Cómo entrar al sistema

Hay dos formas de entrar. Use la que le quede más cómoda.

Con contraseña (lo más común):

1. Abra el navegador (Chrome, Edge o Safari).
2. Vaya a admin.lananacanina.com (o la dirección que le pasaron).
3. La pestaña Contraseña está abierta por defecto. Escriba su correo y su contraseña.
4. Oprima Entrar.

Con link mágico (si olvidó la contraseña):

1. En la pantalla de login, oprima la pestaña Link mágico.
2. Escriba su correo y oprima Enviar link.
3. Revise su correo. Le llega un mensaje con un link. Oprímalo y entra.

¿De dónde sale la contraseña? La dueña la crea desde Menú → Configuración → Usuarios cuando invita al usuario, y se la pasa por WhatsApp o de viva voz. Si la pierde, la dueña la puede cambiar desde la misma pantalla.

Si no le llega el correo del link mágico en 2 o 3 minutos: revise la carpeta de "Spam" o "Correo no deseado". Si tampoco aparece, vuelva a intentar o avise a soporte.

Para salir del sistema, abra el Menú (botón arriba a la izquierda) y oprima Cerrar sesión.

2. Cómo está organizado el sistema

Arriba a la izquierda hay un botón Menú que abre todas las opciones. Arriba a la derecha aparece su nombre y una etiqueta que dice Dueña o Contadora según su rol.

El sistema se apoya en dos pantallas:

• Dashboard — lo que está pasando ahora: las cifras del día, quién está en la sede, y el botón para registrar.
• Operación — todo lo registrado, con filtros por fecha, servicio y estado. Es donde se consulta y se cobra.

El Menú está organizado en bloques:

• Dashboard — la pantalla principal.
• Conversaciones — los chats del bot de WhatsApp.
• Operación — cinco entradas, listadas abajo.
• Clientes — Mascotas y Tutores.
• Cuentas — Facturas electrónicas, Gastos, Nuevo gasto, Cerrar caja.
• Contabilidad — Reportes y Exportes.
• Configuración — Servicios y precios, Empleados, Cargos, Categorías de gastos, Siigo (facturación), Usuarios.
• Manual de uso — este documento.
• Cerrar sesión.

Dentro de Operación hay cinco entradas:

• Todos los servicios — la vista completa, con filtros.
• Por cobrar — la misma vista, ya filtrada a lo que falta cobrar.
• Tablero de peluquería — el kanban del día (En espera → En proceso → Listo).
• Quién está hospedado — los perritos en sede, para hacer check-out.
• Matrículas de colegio — las suscripciones mensuales.

3. Si usted es la dueña

La pantalla principal (Dashboard)

El dashboard responde una sola pregunta: ¿qué está pasando hoy? Para consultar el pasado está Operación.

Arriba, debajo del título, hay una fila de enlaces: Operación · Por cobrar · Gastos · Peluditos · Cerrar caja, y enseguida el botón Colegio, que va directo a las matrículas mensuales. A la derecha, los botones para mover plata entre la caja y el banco.

Después viene el botón grande + Nuevo ticket, que es la acción principal: todo lo que se registra sale de ahí.

Luego, tres tarjetas:

• Cobrado hoy (Facturado) — la plata que entró hoy, sin importar de qué día sea el servicio. Es lo mismo que cuadra al cerrar la caja. Debajo trae el desglose en efectivo, transferencia y tarjeta.
• Cuentas por cobrar — todo lo que falta cobrar, de cualquier fecha. No es del día: es el saldo acumulado. Trae un link directo para ir a cobrarlo.
• Gastos de hoy — lo que salió hoy, y debajo la utilidad del día (cobrado − gastos).

Las de hoy comparan con ayer ("+10% vs ayer"). Cuentas por cobrar no compara, porque es un saldo y no un movimiento del día.

Por qué ya no está "Ventas registradas hoy": esa tarjeta contaba por la fecha del servicio, no por cuándo entró la plata. Una estadía de hotel pagada la semana pasada que empezaba hoy aparecía como facturada hoy, mientras la caja marcaba cero — y eso no cuadraba con nada. Ahora cada número se fecha el día en que pasó lo que mide: el cobro el día que se cobró, el gasto el día que se gastó. Para ver lo registrado por fecha de servicio está Operación, donde usted elige el período.

Abajo, Hoy en La Nana muestra el estado de cada servicio en este momento, con una pestaña por servicio:

• Colegio — matrículas activas con su próxima cuota.
• Hotel — los perritos que están en sede ahora.
• Peluquería — los baños del día, con su estado editable (Entró · En proceso · Salió).
• Pasadía y Boutique — lo del día.

Las filas con saldo traen su botón Cobrar.

Registrar servicios — todo desde Nuevo ticket

Antes había que entrar a una pantalla distinta para cada servicio. Ya no. Si a un peludito le hacen tres cosas en la misma visita — baño, pasadía y el domicilio — se registran juntas, en un solo ticket, y se cobran de una sola vez.

Oprima + Nuevo ticket en el dashboard. Se abre un diálogo con tres pasos:

Paso 1 — El peludito. Escriba las primeras letras del nombre y elíjalo de la lista. Aparece con el nombre de su tutor al lado, para distinguir los repetidos. Si no está registrado, use + Mascota nueva sin salir del diálogo.

Debajo del nombre sale una línea gris con lo que sabemos de su aptitud sanitaria (vacunas y desparasitación). Es información, no un obstáculo: el ticket se registra igual.

Paso 2 — Los servicios. Hay un botón por servicio; oprima los que necesite y cada uno agrega su propio bloque a la lista. Puede agregar varios y quitar el que se equivocó con la ✕ de su bloque.

Paso 3 — La cuenta. Abajo se arma el resumen: una línea por servicio con su valor y, al final, el Total. Ahí decide si cobra ahora o lo deja pendiente (vea Cobrar más abajo).

Qué pide cada servicio

Baño / Peluquería. Al elegir el peludito el sistema selecciona solo el baño que le corresponde por tamaño y pelaje; en la lista sólo aparecen los baños que le aplican, más Solo uñas. Si se necesita medicado o garrapaticida, cámbielo ahí.

• Estilo de corte — Bajito, Normal, Sólo despuntar o Especial. Si es Especial la descripción es obligatoria: el peluquero la lee antes de empezar. Los demás permiten una nota opcional ("no rapar cola").
• Servicios incluidos, todos sin cargo extra: corte de uñas (viene pre-marcado, es rutina), extirpación de glándula, limpieza de oídos y cepillado de dientes. Para los dientes hay que confirmar que el tutor trajo el cepillo personal — sin eso no deja registrar.
• Si eligió Solo uñas, el estilo de corte y los incluidos desaparecen porque no aplican.

El ticket entra al tablero de peluquería en la columna En espera.

Hotel / Guardería. Fecha y hora de entrada (hoy por defecto) y salida prevista. El sistema cuenta las noches y las multiplica por la tarifa del plan, que puede corregir.

Pasadía. Para el perrito que pasa el día pero no está matriculado en el colegio. Trae el precio de lista; se puede cambiar.

Boutique. Venta libre de productos (shampoo, collares, alimento). No hay catálogo: escriba la descripción y el monto.

Servicio a domicilio. Se agrega como un servicio más, eligiendo la zona (Bocagrande, Manga, Crespo…). Queda como línea aparte en la cuenta, no sumado al precio del baño o del hotel — así los reportes muestran cuánto se facturó por movilidad. Si cobra el ticket, se cobra con todo lo demás.

Para agregar una zona nueva (ej. Castillogrande): Menú → Configuración → Servicios y precios, tarjeta Domicilios. Aparece de inmediato en el selector.

Colegio no va en el ticket: es una matrícula mensual, no una atención del día. Vea su sección más abajo.

Cobrar ahora o dejar pendiente

Al pie del diálogo hay una decisión: Cobrar ahora.

• Marcado — escoja la forma de pago y el ticket queda pagado. Si la facturación electrónica está conectada, se emite la factura en Siigo en el mismo acto: el número lo asigna Siigo, usted no lo escribe. Cobrar y facturar son la misma cosa; no son dos pasos.
• Sin marcar — el ticket queda registrado y el saldo pasa a Por cobrar. Se cobra después desde Operación o desde el dashboard.

Si la facturación electrónica no está conectada, en vez del automático aparece un campo opcional Número de factura para anotar el consecutivo a mano.

Si algún servicio falla

Si uno de los servicios del ticket no se puede registrar — por ejemplo el peludito ya tiene una estadía abierta — los demás sí se registran y arriba le aparece un aviso diciendo cuál falló y por qué. No pierde el resto del trabajo. Corrija ese servicio y agréguelo en un ticket nuevo.

Operación — dónde se ve todo

Menú → Operación → Todos los servicios (o el enlace Operación del dashboard). Ésta es la pantalla de consulta: reemplaza las cinco pantallas viejas de Colegio, Hotel, Peluquería, Pasadía y Boutique.

Está organizada por peludito: una tarjeta por cada uno, con todos sus servicios adentro. Así ve de un golpe que a Luna le hicieron baño, pasadía y domicilio, cuánto suma y cuánto falta cobrar — en vez de buscarla en tres pantallas distintas.

Arriba hay cuatro indicadores del período que esté mirando:

• Servicios — cuántos se registraron.
• Ventas registradas — cuánto suman, estén cobradas o no.
• Ventas facturadas — de eso, lo que ya se cobró y facturó.
• Por cobrar — la resta: lo que falta entrar.

Debajo, los filtros:

• Cuándo — Hoy · Últimos 7 días · Últimos 30 días · Todo. Si necesita otro período, escriba las dos fechas en las casillas Desde y Hasta y oprima Ver.
• Servicio — una pastilla por servicio (Colegio, Hotel, Peluquería, Pasadía, Boutique, Domicilio) con su cantidad al lado. Oprima una para ver sólo ese servicio; vuelva a Todos para quitar el filtro.
• Estado — Todo · Registradas (falta cobrarlas) · Facturadas (cobradas con factura electrónica) · Cobradas sin factura (entró la plata pero no se emitió factura en Siigo).
• Buscar peludito o tutor — escriba unas letras del nombre.

Los filtros quedan guardados en la dirección de la página: si le manda el link a alguien, lo ve igual que usted.

Cada tarjeta trae un solo botón Cobrar que cobra todo lo pendiente de ese peludito junto, y cada servicio suelto tiene su menú ⋯ para corregirlo o eliminarlo.

Menú → Operación → Por cobrar es esta misma pantalla ya filtrada a lo que falta cobrar. Es la lista para perseguir la plata.

Dos vistas específicas siguen aparte porque son tableros de trabajo, no de consulta:

• Tablero de peluquería — las columnas En espera → En proceso → Listo. Arrastre cada perrito a medida que avanza el servicio; si se equivocó, puede devolverlo. También puede cambiar el estado desde la pestaña Peluquería del dashboard.
• Quién está hospedado — los perritos en sede, con el botón Check-out. Al hacerlo, el sistema recalcula con las noches reales: si se extendió, la diferencia queda por cobrar; si se acortó, queda saldo a favor.

Hágale check-out siempre, aunque sea al día siguiente. Una estadía no se cierra sola: si nadie presiona el botón, ese peludito sigue contando como si estuviera en la sede. Cuando eso pasa, la fila sale marcada en rojo con la etiqueta "sin cerrar" y arriba aparece un aviso con cuántas hay. Ciérrelas poniendo la fecha en que el peludito se fue de verdad — así el monto queda con las noches reales.

Editar o corregir un registro

En Operación, cada servicio tiene el menú ⋯ con Corregir y Eliminar.

Ojo con esto: sólo se puede corregir o eliminar mientras no esté cobrado. Apenas se cobra, el registro queda fijo — ya hay plata contada y, si hubo facturación electrónica, un documento en la DIAN. Si se cobró algo equivocado, por ahora hay que arreglarlo por fuera del sistema; la anulación de cobros está en construcción.

Registrar un gasto

1. Abra el Menú y oprima Nuevo gasto.
2. Escoja la categoría (insumos, nómina, vehículo, alimentación, etc.).
3. Escriba una descripción corta. Ejemplo: "shampoo Royal Pet 2 galones".
4. Indique el monto y la forma de pago.
5. Si tiene foto del recibo, súbala (opcional). Queda guardada por si la contadora la pide después.
6. Oprima Registrar gasto.

Ver los gastos de días anteriores

El dashboard sólo muestra los gastos de hoy. Para ver los de ayer, los de la semana pasada o los de todo el mes:

1. Abra el Menú → Gastos.
2. Con las flechas ← y → de arriba se mueve entre meses.
3. Puede filtrar por categoría y por método de pago.

Arriba verá cuántos gastos hay y cuánto suman en total con los filtros puestos.

Si sospecha que registró una factura dos veces: el sistema se lo avisa solo. Los gastos que tienen el mismo monto y la misma descripción salen resaltados en amarillo con la etiqueta "Posible repetido", y arriba aparece un aviso con cuántos encontró.

Ojo: que estén marcados no significa que estén mal. Un domicilio que se paga todas las semanas por el mismo valor va a salir marcado y es correcto. Revise el comprobante antes de borrar nada — si tiene el clip 📎 al lado, oprímalo para ver la foto del recibo.

Para corregir o borrar un gasto: oprima el botón … al final de la fila y elija Editar o Eliminar. Al eliminar le mostramos primero qué va a borrar (fecha, descripción, monto) para que confirme. Eso no se puede deshacer, y el comprobante adjunto también se borra.

Si el día ya tiene la caja cerrada, ese gasto aparece con la etiqueta "Día cerrado". Igual puede corregir la descripción, la categoría, las notas y el recibo — si escribió "Mega Tienda" y era "Carulla", entre a Editar y cámbielo sin más.

Lo que sí queda fijo es el monto, la fecha y la forma de pago: esos cambian la plata que usted ya contó y firmó al cerrar. Tampoco se puede borrar el gasto. Para eso hay que reabrir ese día desde Cerrar caja, hacer el cambio y volver a cerrarlo.

Aptitud sanitaria del peludito

El sistema lleva el registro de vacunas (incluida la tos perruna), desparasitación interna y desparasitación externa de cada peludito. Es información, no un candado: nunca impide registrar un servicio ni pide justificar nada.

Para verlo o actualizarlo, abra la ficha del peludito (Menú → Mascotas → el peludito) y busque la tarjeta Aptitud para servicios. Cada requisito tiene su renglón con color:

• Verde — vigente con buen margen.
• Amarillo — vence pronto (15 días para vacunas, 5 para desparasitación).
• Rojo — vencido o sin registrar.

Oprima Registrar (o Renovar) para anotar la fecha de aplicación, la de vencimiento, qué vacunas incluye o qué producto se usó, y subir foto del carnet.

Al crear un ticket, debajo del nombre del peludito aparece esta misma información resumida en una línea. Sirve para que usted decida — por ejemplo, para pedirle el carné a la tutora — pero el ticket se registra igual.

Menú de acciones por fila (⋯)

La acción del día a día — Cobrar — es un botón visible. Las que se usan poco — Corregir, Eliminar, Check-out, Pausar matrícula, Cambiar plan, Dar de baja — viven dentro del menú compacto que se abre con los tres puntitos (⋯) al final de la fila. Así queda más espacio para lo importante: el peludito, el monto, la fecha.

Quién registró qué (badge "Por")

Cada entrada (matrícula, estadía, ticket, pasadía, venta de boutique, cobro y gasto) lleva un badge que indica quién la creó. Los valores son:

• Dueña — la registraste vos.
• Contadora — la contadora la registró (aunque su acceso es de sólo lectura para movimientos, en el futuro podría sumar entradas).
• WhatsApp — vendrá en una iteración futura cuando el bot de WhatsApp empiece a registrar reservas y cobros directamente.
• Sistema — entradas del histórico migrado del Excel o cuotas mensuales del colegio que el sistema generó automáticamente.

El badge aparece en Operación, en el historial de la mascota y del tutor, en Colegio y en las pestañas del dashboard. Sirve para auditar quién hizo qué cuando hay varias personas operando.

Cobrar una cuenta pendiente

Cobrar es facturar. No son dos acciones separadas: cuando usted cobra, el sistema emite la factura electrónica en Siigo en el mismo acto y el número lo asigna Siigo. Usted no escribe consecutivos.

El botón Cobrar está en toda vista donde haya un saldo:

• Operación — un botón por tarjeta de peludito.
• Menú → Operación → Por cobrar — la lista completa de lo que falta entrar.
• Dashboard — en las filas con saldo del cuadro "Hoy en La Nana".
• Ficha de la mascota y ficha del tutor — en el historial, cada venta con saldo.
• Colegio — cada matrícula despliega sus cuotas pendientes con un Cobrar por cuota, útil cuando la tutora paga sólo uno o dos meses atrasados.

El modal de cobro por peludito

Es el que abre desde Operación y el dashboard. Cobra todo lo pendiente de ese peludito de una vez, bajo una sola factura:

1. Aparece la lista de lo pendiente — baño, pasadía, domicilio — con su valor. Todo viene marcado.
2. Si la familia sólo va a pagar una parte, desmarque lo que no van a pagar ahora. El Total a cobrar se recalcula solo.
3. Escoja la forma de pago.
4. Oprima Cobrar y facturar $XXX.

Lo que desmarcó sigue en Por cobrar. Lo que cobró sale de la lista y queda con una sola factura de Siigo para todo.

Si la facturación electrónica no está conectada, en vez del automático aparece el campo Número de factura para anotarlo a mano.

El modal de cobro por venta

Es el de Colegio y las fichas de mascota y tutor, donde se cobra una venta:

1. Elija Total o Parcial (cuando abonan sólo una parte de esa venta).
2. Verifique el monto — trae el saldo pendiente y se puede editar.
3. Revise la fecha (hoy por defecto) y escoja la forma de pago.
4. Notas, si hacen falta, y Registrar cobro.

La fila cambia sola a "Pagada" o "Parcial". En un cobro parcial todavía no se pide factura — se pide al cerrar el saldo.

Método de pago opcional al crear: si la familia ya entregó la plata pero usted todavía no sabe cómo la van a registrar, puede dejar el método vacío. Entra como "Sin clasificar" en la caja del día — suma al total, sólo no aparece en el desglose efectivo/transferencia/tarjeta hasta que lo reconcilie. Al cobrar formalmente sí es obligatorio.

Colegio canino (matrículas mensuales)

El colegio canino es distinto de los demás servicios: es una matrícula mensual, no una venta puntual. La dueña matricula al peludito en un plan (Intensivo, Regular o Básico) y el sistema cobra la cuota mensual automáticamente.

Matricular un peludito:

1. Abra el Menú → Operación → Matrículas de colegio.
2. Oprima + Matricular perrito.
3. Escoja la mascota (sólo aparecen las que no tienen ya una matrícula activa). Si el peludito no está registrado todavía, oprima + Mascota nueva al lado del selector, llene los datos del tutor y la mascota, y al guardar queda preseleccionada en el modal — sin tener que salir del flujo.
4. Escoja el plan (Intensivo, Regular o Básico).
5. Indique la fecha de matrícula. Este día también se vuelve el "aniversario" para los cobros mensuales: si matricula el 15 de mayo, las cuotas siguientes caen el 15 de cada mes.
6. Agregue una nota si quiere (acuerdos especiales, horarios, etc.).
7. Oprima Matricular.

La primera cuota se genera de inmediato y queda por cobrar. La cobra como cualquier otra venta.

Cómo funcionan los cobros mensuales:

• Cada mes, en el día-aniversario de la matrícula, el sistema crea automáticamente la cuota correspondiente y la deja por cobrar.
• No tiene que hacer nada — sólo abrir la app. Apenas entra a Matrículas de colegio o a Por cobrar, el sistema chequea si hay cuotas nuevas y las crea.
• Para cobrarla: Menú → Operación → Por cobrar, busca al peludito y oprime Cobrar. También puede hacerlo desde la matrícula misma, cuota por cuota.

Cambiar de plan: abra Colegio, en la fila del peludito oprima Cambiar plan y escoja el nuevo. Las cuotas viejas mantienen su precio (no se modifican); la próxima cuota usa el plan nuevo.

Dar de baja una matrícula: en la fila del peludito oprima Dar de baja e indique la fecha. A partir de esa fecha no se generan más cuotas. Las cuotas en debe que aún no haya cobrado siguen apareciendo en Por cobrar hasta que las cobre o las marque como incobrables.

Reactivar una matrícula: si la dio de baja por error, abra Colegio, busque la fila en la sección de matrículas históricas (atenuadas) y oprima Reactivar. El sistema rellena los meses faltantes.

Política de cobro: las cuotas se cobran de mes completo siempre. Si matricula a mitad de mes, la primera cuota es por todo el mes. Si da de baja a mitad de mes, esa cuota ya cobrada no se reembolsa.

Cerrar el día

Al final de cada día, antes de irse:

1. Abra el Menú y oprima Cerrar caja.
2. Va a ver un calendario del mes. El día de hoy aparece destacado.
3. Revise que las cifras se vean correctas (el sistema las calcula por usted).
4. Oprima Cerrar día.

Una vez cerrado, ese día queda congelado y no se puede modificar accidentalmente. Si necesita corregir algo después, oprima Reabrir sobre el día en el mismo calendario.

Mover plata entre la caja y el banco

A veces la plata sólo cambia de lugar, sin que haya una venta ni un gasto. Para esos dos casos hay botones en Cerrar caja (y también en la pantalla principal):

• Ingresar efectivo — cuando trae plata del banco para tener efectivo con qué pagar cosas. Suma al efectivo que debe haber en el cajón.
• Consignar al banco — cuando lleva el efectivo acumulado en la caja y lo consigna. Resta del efectivo que debe quedar en el cajón.

En los dos casos indique el monto, la fecha y, si quiere, una nota ("consignación Bancolombia del viernes"). Ninguno de los dos aparece como venta ni como gasto del negocio: la plata ya era suya, sólo se movió.

Al cerrar el día los va a ver en el desglose, cada uno en su propia línea, y el efectivo esperado ya los tiene en cuenta.

Debajo de la tabla de días, en Cerrar caja, queda la lista de todos los movimientos del mes con una etiqueta que dice si fue Banco → Caja o Caja → Banco.

Si el día ya está cerrado no se puede agregar ni borrar un movimiento de esa fecha: cambiaría un efectivo que usted ya contó y confirmó. Si de verdad hace falta, primero reabra ese día.

Cambiar precios

Usted puede subir o bajar precios cuando quiera, sin pedir ayuda.

1. Abra el Menú → Configuración → Servicios y precios.
2. Va a ver tarjetas por línea de servicio (baños, colegio, transporte, etc.).
3. Para los baños hay una matriz con tamaños abajo y tipos de baño a los lados. Oprima sobre el precio que quiere cambiar, escriba el nuevo valor y oprima Enter.
4. Cuando termine de editar, oprima Guardar arriba. El sistema le pregunta desde cuándo aplica el cambio.
5. Confirme.

Las ventas viejas no se mueven. Si alguien le quedó debiendo $54.000 por un baño hace un mes, esa deuda sigue siendo de $54.000 aunque hoy el baño cueste $58.000. Sólo las ventas nuevas usan el precio actualizado.

Para cambios grandes:

• Ajuste en lote — subir o bajar varios precios a la vez (por ejemplo, "subir todos los baños un 5%").
• Importar XLSX — descargar la plantilla de Excel, editar afuera y volver a subir.
• Exportar XLSX — descargar la lista de precios actual (útil para imprimirla o consultarla).

Para ver qué precio tenía antes un servicio, oprima Historial arriba a la derecha.

Mascotas y tutores

El sistema separa las mascotas (los peluditos) de los tutores (los dueños). Un tutor puede tener varias mascotas.

Buscar una mascota:

1. Abra el Menú → Mascotas.
2. Escriba parte del nombre del peludito o del tutor en el buscador.
3. Oprima sobre el peludito para ver su ficha: datos, tutor, historial de servicios.

Dentro de la ficha de la mascota puede Desactivar al peludito (queda oculto pero su historial se conserva).

El cliente que no quiere dejar sus datos (consumidor final):

Para el cliente de mostrador que no quiere registrarse existe una ficha especial: la mascota genérica. Al crear o editar una mascota, marque la casilla "Mascota genérica (consumidor final)".

Una mascota genérica no guarda tamaño ni pelaje, y eso es a propósito: cada visita es un peludito distinto — hoy puede llegar uno pequeño con pelo y mañana uno grande sin pelo. Si la ficha tuviera un tamaño fijo, el sistema elegiría el baño equivocado y le cobraría de más o de menos al cliente.

Cuando le registre un servicio a una mascota genérica, el selector le va a mostrar todos los baños de la lista en vez de filtrar. Elija el que corresponda al peludito que tiene enfrente y el precio sale correcto.

Las mascotas normales siguen pidiendo tamaño y pelaje como siempre — así el baño se sigue eligiendo solo.

Vacunas de una mascota genérica:

Una mascota genérica no guarda vacunas ni desparasitación, y es por seguridad: los papeles de un peludito no valen para el que venga mañana. Si se los cargáramos, la ficha quedaría marcada como apta para siempre y el siguiente perrito entraría sin que nadie revise nada.

En su lugar, cuando registre una pasadía, una estadía de hotel o una matrícula con la mascota genérica, el sistema le va a pedir que confirme: "Confirmo que vi el carné de vacunas vigente". Pídale el carné al cliente, revise que esté al día y marque la casilla. Queda registrado con su nombre y la fecha.

Si el peludito no tiene las vacunas al día, no lo reciba — ese control existe porque convive con los demás perritos.

Editar o limpiar la lista de tutores:

La migración del Excel viejo dejó algunos tutores mal escritos o duplicados. Para limpiarlos:

1. Abra el Menú → Tutores.
2. Escriba parte del nombre o apellido en el buscador.
3. Oprima sobre el tutor para abrir su ficha.

Dentro de la ficha puede:

• Editar nombre, apellido, teléfono, email y notas.
• Agregar una mascota al tutor.
• Fusionar con otro tutor — usa esto cuando el mismo tutor aparece dos veces. El sistema le pasa las mascotas, ventas y deudas al tutor que escoja como destino.
• Borrar tutor — sólo si no tiene ventas asociadas. Si tiene historial, primero fusiónelo con otro.

Empleados y cargos

Registrar un empleado:

1. Abra el Menú → Configuración → Empleados.
2. Oprima Nuevo empleado.
3. Llene nombre, apellido, código (opcional — si lo deja vacío el sistema le asigna el siguiente número libre) y cargo.
4. El cargo se escoge de una lista: Gerente, Peluquero(a), Cuidador(a), Conductor(a). Si necesita uno nuevo, vea Configurar cargos abajo.
5. Oprima Crear.

Cada fila trae lápiz para editar y botones para activar/desactivar. Los empleados se desactivan (no se borran) para no perder el historial de quién atendió cada peludito.

Configurar cargos:

1. Abra el Menú → Configuración → Cargos.
2. Va a ver la lista de cargos existentes con cuántos empleados tiene cada uno.
3. Para crear uno nuevo, oprima Nuevo cargo y llene código (en MAYÚSCULAS, sin tildes, ej. RECEPCION) y nombre legible (ej. Recepcionista).
4. Para renombrar un cargo, oprima el lápiz al lado del nombre.
5. Para desactivar un cargo (no aparece más al crear empleados, pero queda visible en los empleados que ya lo tenían), oprima Desactivar.
6. Para eliminar un cargo, oprima la basurita. Sólo se puede borrar si ningún empleado tiene ese cargo asignado. Si hay empleados que lo usan, el botón está deshabilitado y le toca primero cambiarles el cargo o desactivarlo.

Invitar a la contadora o a otro usuario

1. Abra el Menú → Configuración → Usuarios.
2. Oprima + Invitar usuario.
3. Escriba el email y un nombre (opcional). Escoja el rol: • Dueña — acceso total. • Contadora — sólo lectura sobre movimientos financieros y exportes; no ve mascotas ni tutores.
4. Decida cómo va a entrar la persona: • Con contraseña: escriba una contraseña temporal (mínimo 8 caracteres), o use el botón con la flechita para que el sistema le genere una aleatoria. Apenas confirme, la cuenta queda lista y le mostramos los datos en pantalla — cópielos y pásele al usuario por WhatsApp o voz. • Con link mágico: deje el campo de contraseña vacío. La persona recibe un correo con un link para entrar.

Desde esta misma pantalla puede desactivar un usuario, cambiar su rol, cambiar su contraseña (icono de llave) o reenviar un link mágico (icono de sobre).

Reportes

Abra el Menú → Reportes para ver:

• Resumen mensual — utilidad por línea de servicio del mes seleccionado.
• Conciliación con Siigo — cuánto de lo vendido ya tiene factura electrónica.
• Cuentas por cobrar — evolución durante los últimos 6 meses.
• Comparación vs mes anterior en cada cifra.

Por qué las ventas no cuadran con Siigo

Es la pregunta más común, y casi siempre no hay ningún error. En el recuadro Conciliación con Siigo va a ver tres cifras:

• Ventas del mes — todo lo vendido, se haya cobrado o no.
• Facturado en Siigo — lo que ya tiene factura electrónica.
• Aún sin facturar — la diferencia.

La factura se emite cuando el cliente paga. Entonces todo lo que está pendiente de cobro aparece en las ventas de la app pero todavía no en Siigo. Esa diferencia se cierra sola a medida que los clientes pagan.

Hay dos cosas más que separan los totales, y también son normales:

• La factura lleva la fecha en que se emite, no la de la venta (así lo exige la DIAN). Una venta del 30 de septiembre cobrada el 2 de octubre queda en Siigo como factura de octubre.
• Las ventas anteriores a la activación de la facturación electrónica nunca estuvieron en Siigo.

Si ve algo que estas tres razones no explican, avísele a Fito.

Arriba aparecen filtros para acotar el reporte:

• Servicio — sólo baños, sólo colegio, etc.
• Empleado — productividad de una sola persona.
• Tipo de ingreso — venta normal, aporte del dueño, transferencia entre compañías.
• Atribuible a (gasto) — gastos de La Nana, San Marino u otros.

También está la pestaña Productividad dentro de Reportes: cuántas ventas atendió cada empleado y cuánta plata facturó.

4. Si usted es la contadora

Su acceso es de sólo lectura. Puede consultar las transacciones del mes y descargar el reporte para llevar a su sistema contable. No verá las mascotas ni los tutores.

Descargar el reporte mensual

1. Entre al sistema (paso 1 de este manual).
2. Abra el Menú → Exportes.
3. Escoja el mes que necesita.
4. Oprima Descargar Excel (.xlsx).

El archivo trae tres hojas:

• Ingresos — todas las ventas del mes con tutor, mascota, servicio, factura, monto facturado, monto cobrado, saldo pendiente y forma de pago.
• Gastos — todos los egresos con categoría, descripción y valor.
• Resumen — los totales del mes: ingresos brutos, ingresos cobrados, cuentas por cobrar al cierre, gastos, utilidad y caja final.

Si su sistema contable prefiere archivos separados, también hay botones CSV ingresos y CSV gastos.

5. Consejos generales

• Trabaje día a día. Es mucho más fácil registrar las ventas al momento que dejar todo para el fin de mes.
• Cierre el día antes de irse. Así la caja queda cuadrada y no se desordena.
• Registre la visita completa en un solo ticket. Si al peludito le hacen baño y pasadía, agregue los dos al mismo ticket: se cobran juntos y con una sola factura.
• Corrija antes de cobrar. Mientras el servicio no esté cobrado, lo puede corregir o eliminar desde el menú ⋯. Después de cobrado queda fijo.
• Use el celular si está en sede. El sistema se ve bien en celular, tablet o computador.
• Instale la aplicación en su celular. En Chrome o Safari, el navegador le ofrece "Agregar a pantalla de inicio". Una vez instalada, abre como una app normal.

6. Si algo no funciona

Última actualización: septiembre 2026 — rediseño de la operación.

Qué cambió: todo se registra desde un solo botón, "Nuevo ticket", que permite juntar varios servicios del mismo peludito en una sola cuenta y cobrarlos de una vez. Las cinco pantallas separadas de Colegio, Hotel, Peluquería, Pasadía y Boutique se reemplazaron por Operación, una vista agrupada por peludito con filtros de fecha, servicio y estado. Cobrar y facturar son ahora un solo acto — la factura electrónica se emite en Siigo al cobrar y el número lo asigna Siigo. La aptitud sanitaria dejó de bloquear: se sigue registrando y consultando, pero no impide trabajar. El dashboard quedó reducido a lo de hoy, con la vista de Gastos por mes, la detección de facturas repetidas, y el movimiento de plata entre la caja y el banco en las dos direcciones.